Telefon Santrali, Ses Kayıt Sistemi Periyodik Bakım Onarım Hizmet Alımı

MUDANYA DEVLET HASTANESİ TELEFON SANTRALİ ve SES KAYIT SİSTEMİ BAKIM VE ONARIMI ÖZEL TEKNİK ŞARTNAMESİ

KONU-KAPSAM:

 

Söz konusu iş, Mudanya Devlet Hastanesinde (Aşağıda “idare” olarak anılacaktır) bulunan Telefon Santrali ve Ses Kayıt Sisteminin yedek parça hariç koruyucu bakımı ve meydana gelebilecek arızaların giderilmesi ve ses kayıtlarının ve televi sürekliliğinin sağlanması konularında anlaşmaya varılan firma (aşağıda “yüklenici” olarak anılacaktır) tarafından karşılanması ve Sistemin 24 saat boyunca sürekli çalışır durumda olması işidir. Teklif verenler; tüm açıklama, belge, proje ve dokümanları, dikkatle tetkik etmelidir. Teklifin verilmiş olması; teklif verenlerin her türlü inceleme ve araştırmayı yapmış olduğunu, işi yaparken karşılaşabileceği her türlü durumu göz önüne aldığını, yapılacak işin kalitesi ve miktarı hakkında tam bilgi sahibi olduğunu ifade eder.

 

BAKIM SÜRESİ:

 

Sözleşme imzalanma tarihinden itibaren sözleşme bitimine kadar 24 ay süresince geçerli olacaktır.

 

BAKIMIN YAPILACAĞI DÖNEMLER :

 

Telefon Santrali ile Ses Kayıt Sistemlerinde meydana gelebilecek arızalan önlemek ve performansını arttırmak, arıza olasılığını azaltmak, sistemlerin ömrünü uzatmak, etkin çalışmasını sağlamak amacıyla yüklenici tarafından anılan sistemlerinin yapısına uygun olarak temizleyici, koruyucu, düzeltici ve güncelleyici nitelikte ve gerektiğinde idarenin onayını alarak parça değiştirmeyi de kapsayan her türlü girişim ve onarım yüklenici tarafından zaruri haller dışında sözleşme süresince 12’şer aylık periyodlarla yılda 1 (bir) defa olmak üzere toplam 2(iki) defa yapılacaktır. Firma sistemlerin her türlü sorumluluğunu alarak, yaptığı her bakım için rapor tutacak ve bu raporun 1 nüshası idarece yetkili kılınan teknik birim sorumlusuna teslim edilecektir.

 

ARIZALARIN BİLDİRİLMESİ:

 

Arıza oluşması durumunda idare durumu derhal e-mail, telefon, fax, vb. yollarla günün 24 saatinde firmaya bildirimde bulunabilir. Bildirim tarih ve saatleri hakkında kurum kayıtları esas alınacaktır. Yüklenici, idarenin arıza bildirimlerini rahatlıkla yapılabilmesi için, e-mail, çağrı merkezi, telefon ve faks numaraları gibi bilgileri yazı ile Mudanya Devlet Hastanesi teknik hizmetler birimine bildirecektir.

 

ARIZA HALİNDE MÜDAHALE SÜRESİ:

 

Arıza halinde, firmaya bildirimde bulunulmasının ardından 6 Saat içerisinde müdahale etmek ve en geç 24 saat içerisinde arızayı gidermek zorundadır. Ancak yedek parça gereksinimi veya arızanın 24 saat içerisinde giderilmeyeceği idare tarafından kabul edilmesi halinde (geçerli sebepler) tutanakla tespit edilecek, yetkili birime bilgi verilerek, sonradan temin edilen yedek parça ile onarım sonlandırılacaktır. Arızanın giderilememesi durumunda, bunun nedenleri idareye yazılı olarak rapor edilecektir. Arızalara müdahalesinde ve giderilmesinde yapılan bildirime 24 saat içerisinde cevap verilmemesi ya da kayıtsız kalınması halinde idarenin uğrayacağı zararı tazmin etmekten sorumludur.

BAKIM YAPILACAK SİSTEM VE DONANIMLAR:

 

1. 24 dış hat,

 

2. 320 iç hat 32 sayısal,

 

3. 1 PRI dağınık kabinet sistemi,

 

4. 1 sistem odası ana kabin,

 

5. 5 adet katlarda takviye kabin,

 

6. 6 adet santral ve bunlara ait fiber kablo sistemleri ile

 

7. Ses kayıt sistemi(30 Kanal anlık kayıt yapabilen 1 PRI, 2 TB HDD)

İdari ve Ma«

1. Birinci bakım, sözleşme imzalandıktan sonraki ilk 20 gün içinde yapılacaktır.

 

2. Yüklenici firma sistemde çıkabilecek herhangi bir problemden dolayı sistemin durması ya da sistemin stabil çalışmaması durumunda arızayı net olarak tespit etmelidir. Arıza tespiti için firma imkanları yeterli değilse firma bunun için kendi adına hizmet alabilir ancak bu hizmet bedelini hastaneden talep edemez. Yine arıza tespiti için bahsi geçen cihazların taşınması vs. gibi durumlar oluşursa bu tip durumlarda tüm nakliye masrafları firmaya aittir. Firma her şartta arızayı net olarak tespit edebilmeli, arıza maliyetini çıkarabilmelidir. Tespit edilen arızanın giderilmesi ancak sistemin halen çalışmaması durumunda aynı arıza için yapılacak 2. Arıza giderme yönteminden (firmanın önerdiği) de sonuç çıkmaması durumunda sistemin çalışır hale getirilmesi işi parça dahil firmaya ait olacaktır.

 

3. Bakım için gerekli sarf ve bakım malzemeleri Yüklenici tarafından temin edilecektir.

 

4. Ekonomik ömrü doldurmuş veya hatalı kullanım ve diğer sebeplerden ötürü değiştirilmesi gereken parçalar için, İdare muvafakati alınacaktır.

 

5. Parça değiştirme gerekli hallerde, yapılan işin kullanılan malzemenin cinsini bildiren iki kopyalık bir iş fişi tanzim edilecek ve işin bitiminde bu fişin Yönetim tarafından onaylanması müteakip bir nüshası Yükleniciye iade edilecektir.

 

6. Her türlü periyodik bakım, arızalarını giderilmesi ve parça değişimi Yönetimin kontrolünde ve bilgisi dahilinde; Mudanya Devlet Hastanesi Teknik biriminden en az 1 kişi nezaretinde yapılacaktır. Periyodik bakım öncesi hastane teknik sorumlularından randevu alınmalı ve bir program dâhilinde hizmet verilmelidir.

 

7. Yüklenici firma teknisyeni tarafından, iki nüsha olarak doldurulacak Bakım ve Servis Formu, teknisyen ve idare tarafından yetkili kılınan kişi tarafından imzalandıktan sonra birinci nüshası yetkili kılınan kişiye teslim edilecektir.

 

8. Cihazların ölçümleme ve ayarları firma tarafından ücretsiz yapılacaktır.

 

9. Yüklenici, bina sorumlusunun, iki kişiden az olmamak üzere cihaz sayısını dikkate alarak belirleyeceği sayıda kişiye acil durumlarda çalışması konusunda eğitim vermek zorundadır. Verilen bu eğitim bir tutanakla kayıt altına alınacaktır. Ayrıca cihazların çalışmalarını içeren talimatı, çalışma yapacak olanların kolaylıkla görebilecekleri yerlerde muhafaza edilecektir. Bina sorumlusu, eğitim alan kişilerin değişmesi halinde yeni görevlilere eğitim verilmesini sağlayacaktır.

 

10.Bakım sırasında oluşan arızalardan yüklenici firma sorumludur. Bu arızaların giderilmesi için malzeme ve işçilik ücreti ödenmeyecektir.

 

11.Garanti süresi kapsamındaki parça değişimleri ücretsiz yapılacaktır(işçilik ücreti ödenmez).

 

12.Bakım anlaşmalı firmalar, arızalı tespit edilen malzemelerin hastane tarafından temini yapılması sırasında her türlü talep için (sarf, yedek veya arızalı parça, yazılım program gibi) fiyat vermek zorundadır. Firmalar parçaları temin edebileceklerine dair taahhütte bulunmalıdır.

 

13.Yüklenici Firma tarafından yerinde detaylı inceleme yapılarak, sözleşme başlangıcında sistemi oluşturan tüm malzemelerin fiyatlarından oluşan bir listeyi, idareye teslim edecek ve sözleşme süresince değiştirilmesi gereken yedek parça fiyatlandırmaları bu liste fiyatları üzerinden yapılacaktır. Fiyatlar sözleşme bitimine kadar geçerliliğini koruyacaktır. (Yurtdışı endeksli parçaların fiyatları firmanın gerekçe raporlarına göre, merkez bankası döviz kuru baz alınarak hesaplanacaktır.)

 

14.Yüklenici firma bakım ve onarıma gönderdiği eleman, gerekli teknik bilgiye sahip olacak ve bir belge ile bunu belgeleyecek.

 

15.Olası arıza durumunda arızalı parça veya ünitenin yüklenicinin göstereceği Tamir ve bakım atölyesine şevki ve revizyonu sonrasında çalışma yerine şevki yüklenicinin sorumluluğundadır.

 

16.Yüklenici her periyodik bakım hizmeti sonunda yapılan işi, testleri ve ayarlamaları, işveren teknik elemanlarına bizzat göstererek bakım ve servis formlarını imzalatacaktır. Yüklenici elemanı yazdığı formlarda hangi periyodik bakım olduğunu açıkça belirtecektir.

 

17.Gerek bakım sonrasında gerekse arıza onarımı sonrasında yanlış ve hatalı bağlantılar nedeniyle Hastanemizde kullanılmakta olan sistemde arıza meydana gelmesinden yüklenici sorumludur.

 

18.Yüklenici firma, işin bir kısmını ya da tamamını alt yükleniciye yaptırmaz ve idarece kabul edilmedikçe bakımı başka firmaya devredemez

 

19.İdare yüklenici firmanın teknik personelinin, gerek teknik yetersizliği nedeniyle gerekse uygunsuz tavır ve davranışları nedeniyle değiştirilmesini talep edebilir. Yüklenici firma bu hususta herhangi bir itirazda bulunamaz.

 

20.Bu teknik şartnamede açıkça belirtilmemiş veya hiç konu edilmemiş hususlarda ilgili bakanlıkların Genel Şartnamesi, Özel Şartnameleri ve bu sözleşme konusu ile ilgili ve sözleşmenin imzalanması tarihinde yürürlükte bulunan teknik ve idari tüzük ve yönetmelik hükümleri uygulanacaktır. .«rtStafa V"

 

2/4 . "

ÖZEL TALİMATLAR:

 

1. Bakım, onarım, test, kontrol ve ayar işlemleri cihazın teknik dokümanlarına ve üretici ayarlarına uygun olarak yapılacaktır. Bakım Sırasında imalatçının işletme ve bakım talimatını inceleyip özel talimatı varsa uygulayınız.

 

2. Sistemin bakımını, bağlantılı olduğu diğer ünitelerin bakımı ile müşterek olacak şekilde planlama yapınız.

 

3. Sisteme ait cihazlarda kullanılan yazılımlarda meydana gelen hataların düzeltilmesi için öncelikle asıl yazılım yüklenecek, bunun mümkün olmaması durumunda idarenin onayı ile üst sürüm yazılım yüklenecektir. Yüklemeler sonunda sistemde eksik fonksiyon kalmayacaktır. Lisanslama işlemlerinin sorumluluğu yükleniciye aittir. (Yazılım şifreleri ve kodları hastane idaresine verilecektir.)

 

4. Yüklenici, Sistem odasında hastanemiz muayene komisyonuna bakım sonrası gerçek zamanlı demonstrasyon sağlayacaktır. Komisyon; ses kayıtları ve santralle ilgili isteklerinin uyarlanmasını tespit etmeden bakım işlemi bitmiş sayılmayacaktır.

 

PERİYODİK BAKIM:

 

1. Bakım, onarım hizmeti sonunda sistemde fonksiyon kaybı olmayacak veya bakım, onarım öncesinde var olan işlevler iptal edilmemiş olacaktır.

 

2. Bakım kapsamında yapılacak temel işlemler;

 

A. TELEFON SANTRALİ

 

a. Mekanik donanımının kontrol edilmesi, temizliğinin yapılması

 

b. Yazılım güncellemelerinin yapılması,

 

c. İdarenin isteği üzerine gerektiğinde iç hat numara değişikliklerinin sağlanması,

 

d. Hastane ve Türk Telekom arasındaki haberleşme protokollerinin kesintisiz olarak sağlanması,

 

B. SES KAYIT SİSTEMİ

 

a. Mekanik donanımının kontrol edilmesi, temizliğinin yapılması

 

b. Ses kayıt cihazı ve sistemin çalışır halde tutulması ve bu sistemin donanım ve yazılımının kontrol edilmesi

 

c. Ses kayıt Cihazı(VRX istemci) sistemin hafıza haddinin kontrol edilmesi, kapasite artımı gerekirse en az 30 gün önce idareye rapor verilmesi gerekir.

 

3. Yukarıda belirtilen maddelerle ilgili eksiklikler veya arızalar tespit edilirse bu eksiklikler ve arızalar giderilerek sistem çalışır vaziyette getirilecektir.

 

4. Bakım esnasında karşılaşılan arızalı cihazların arızaya geçme sebebi belirlendikten sonra; tamir edilebilirse tamiri, tamir imkanı yok ise idarenin yazılı onayı alındıktan sonra yedek parça temini sonrasında değişiminin yapılması.

 

ARIZALARIN TAMİRİ:

 

1. Söz konusu sistem içinde meydana gelebilecek arızalara, firmanın yetkili kıldığı elemanlarca müdahale edilecek ve arızalı cihaz veya sistem tam çalışır hale getirilecektir.

 

2. Sistemin bakım, onarım, arıza giderimi ve yedek parça değişimi işinde kullanılan alet ve edevat tamamen firma tarafından temin edilecektir.

 

3. Cihazların arıza yapması durumunda arızanın kısa sürede giderilmesi için firma gerekli yedek parçaları kendi bünyesinde bulunduracaktır.

 

4. Firma, tamiri mümkün olmayan donanım (veya ekipman) aynısından bulunamaması durumunda; önerilecek cihazların yapılandırması ve özellikleri orijinal katalogları ile birlikte idareye yazılı olarak bildirilecek ve onay alınacaktır. Aksi taktirde farklı donanım (veya ekipman) değişimi mümkün olmayacaktır.

 

5. Firma sistem ile ilgili olarak yapacağı her müdahale için, mutlaka servis formu düzenleyecektir. Servis formu üzerinde; arızanın ne olduğu, yapılan bütün işlemler, arızaya müdahale tarih ve saati ile arızanın giderilme tarih ve saati, değiştirilen bütün donanım parçaları bilgileri mutlaka yer alacaktır. Bu bilgiler detaylı ve okunaklı bir şekilde yazılacaktır. Firmanın is sahibi yetkilisine imzalatmadığı belgeler geçerli olmayacaktır.